Kraj Vysočina: Portál příspěvkových organizací kraje

Portál příspěvkových organizací vyřešil nastavení jednoznačného procesu oboustranné komunikaci mezi zřizovatelem a jeho příspěvkovými organizacemi. Portál je chápán jako pracovní nástroj, prostřednictvím kterého lze v každém okamžiku jednoduchým způsobem nastavit harmonogram plnění, sledovat stav plnění, dodatečně věc komunikovat a upřesňovat. Portál vyřešil duplicity zadání. Jednotná datová základna umožňuje poskytovat datové reporty pro vedení kraje i úřadu a zvyšuje tak komfort pro všechny uživatele. Díky portálu existuje nezpochybnitelná auditní stopa všech operací
(Zdroj: magazín Egovernment The Best 2014)

Více info o kraji

Basic information

Name of the city/town/region:	Vysočina Region
Contact:	Kraj Vysočina
Surname, firstname:	Krotký, Jaroslav
Organization:	Kraj Vysočina
E-mail:	krotky.j@kr-vysocina.cz
Phone:	+420 724 650 193
Subject:	Informovanost, informační systémy a technologie (e-goverment) Systém finanční a jiné podpory, získávání externích zdrojů; finanční řízení

Description and outputs
Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?	Portál využívá přes 830 uživatelů (jak na straně krajského úřadu, tak příspěvkových organizací). Za 2 roky používání bylo odesláno více jak 33 000 úkolů a proběhlo přes 120 tisíc přihlášení. Již se stal inspirací pro ostatní kraje svou inovativností, propojením s navazujícími systémy „vše v jednom“, operativností, přehledností a zejména časovými, administrativními i finančními úsporami.
Describe the main purpose / aim of your activity / project. What were its side effects or secondary results?	Hlavním cílem bylo vytvoření webové aplikace, která bude propojena se stávajícími systémy kraje Vysočina a bude využívat IDM (Identity Management) systému. Důležité bylo i zajištění propojení na externí systém Helpdesk pro zadávání požadavků a vzkazů.
Recommendations and inspiration
What recommendations / advice can be deduced from the implementation of your activities and provided to other municipalities with a similar intention?	Důležitá byla postupná implementace portálu. Nejdříve byly spuštěny klíčové moduly úkoly, evidence smluv, rejstřík organizací a metodická pomoc. Po té docházelo k postupnému spouštění dalších modulů (informace o organizaci, dokumenty organizace, požadavky a vzkazy, evidence veřejných zakázek, evidence sporů, evidence stížností, energetický management, řízení příspěvkových organizací, vize, sběr dat, evidence nemovitého majetku, nepotřebný majetek, účetní závěrky, doplňkové činnosti, organizační řády). Ke každé spuštěné aplikaci v rámci portálu je připravena příručka pro uživatele. Přibližně 3x a vícekrát do roka jsou novinky Portálu prezentovány všem ředitelům příspěvkových organizací, každé 2 měsíce dochází k praktickému školení uživatelů v počítačové učebně na testovací verzi, kde můžou uživatelé otestovat veškeré funkcionality. Nově nastupujícím ředitelům příspěvkovým organizacím je vždy Portál PO kompletně představen.
Jaké prvky inovace a nových myšlenek zahrnuje Vaše aktivita/projekt?	Inspirativní v řešení bylo využití IDM (Identity Management) systému. Administrátoři jednotlivých organizací přidělují oprávnění v systému IDM. Tento systém poté synchronizuje oprávnění a uživatele do systému Portálu PO. Dále je z Portálu PO vytvořeno propojení na externí systém Helpdesk pro zadávání požadavků a vzkazů. Aby se uživatelé nemuseli znovu přihlašovat, je zajištěno přihlášení daného uživatele pomocí tokenové výměny. Uživatelé pak mají pocit, že pracují v rámci jedné aplikace (i když Portál PO využívá aplikaci externí).
Describe the main strengths of your activity / project during its realization?	Klíčové pro aplikační celistvost portálu bylo propojení se stávajícími systémy a implementace napojení na rozhraní nově vznikajících systémů. Realizace těchto propojení je klíčová pro komfort uživatele a je třeba součinnosti dodavatele jiných systémů.
Monitoring and evaluation
What findings have you encountered thanks the evaluation process?	Projekt je vnímán od uživatelů pozitivně vzhledem k jasně definovaným procesům jak pro zřizovatele, tak pro zaměstnance příspěvkových organizací.
Do you plan to further develop/maintain the activity/project?	Jednoznačně očekáváme dlouhodobé trvání projektu, vzhledem k existenci pravidel Rady Kraje Vysočina, která zavazují k používání Portálu PO jak uživatele z Kraje Vysočina, tak uživatele ze všech organizací. Portál PO je provázán s krajskými informačními systémy (datový sklad, helpdesk, IDM – systém pro správu uživatelů, evidence nemovitého majetku, redakční systém Vismo, jerstřík příspěvkových organizací,...). Ukončením projektu by bylo nutné veškeré procesy znovu definovat v jiném prostředí, proto je projekt určen k neustálemů vylepšování. Zároveň je nutné ocenit jeho schopnost operativně reagovat na nové předpisy a procesy.
Media, promotion
How was the communication with the media and what were the media outcomes?	Kompletní text příkladu a další ukázkové projekty viz magazín Egovernment - The Best 2014 (http://www.egovernment.cz/best/2014/best14.pdf)
Partakers
Name:	Kraj Vysočina
Company number or other registration data:	70890749
Address:	Žižkova 57, Jihlava 587 33
Web:	http://www.kr-vysocina.cz/